Datenschutzerklärung

Alexander Wolint, Gastruf
Gesselner Straße 17, 33106 Paderborn
E-Mail: info@gastruf.de, Telefon: 0160 5246605

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

• Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge ein.
• Wir verwenden nur Cookies, die für den Betrieb technisch notwendig sind.
• Telefongespräche werden nicht als Audio aufgezeichnet.
• Der Gesprächstext wird höchstens 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.
• Kontaktdaten von Gästen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) speichern wir verschlüsselt.
• Einige Dienstleister sitzen in den USA. Welche das sind und auf welcher Grundlage Daten dorthin gehen, steht in Abschnitt 8 und 9.

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Hosting-Anbieter Cloudflare technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie die übertragene Datenmenge. Diese Daten werden in Server-Protokollen gespeichert, um den Betrieb sicherzustellen, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google oder anderen Drittanbietern.

Wir setzen ausschließlich Cookies und lokale Speicherung ein, die für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig; ein Cookie-Banner zeigen wir deshalb nicht.

• Anmelde-Cookie (sb-…-auth-token): hält Sie nach der Anmeldung eingeloggt.
• gastruf_magic_link_sent: zeigt nach dem Anfordern eines Anmeldelinks an, an welche Adresse er ging; läuft nach 10 Minuten ab.
• integration_oauth_state: Sicherheitsprüfung beim Verbinden eines Google- oder Microsoft-Kalenders; wird direkt danach gelöscht.
• gastruf_settings_undo: ermöglicht 5 Minuten lang, die letzte Änderung an Einstellungen rückgängig zu machen.
• gastruf_day_view, gastruf_day_status: merken sich die gewählte Ansicht der Tagesübersicht im Kundenbereich (bis zu 1 Jahr).
• Lokale Speicherung „gastruf.staffCode“: merkt sich auf dem Smartphone das zuletzt verwendete Mitarbeiterkürzel.

Wenn Sie als Betrieb ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, die Angaben zum Betrieb (Name, Anschrift, Telefonnummer, Website, ggf. Umsatzsteuer-ID), die Einstellungen Ihres Assistenten und Ihrer Reservierung sowie die Konten Ihres Teams (Name, E-Mail-Adresse oder Benutzername, Rolle). Die Anmeldung erfolgt per E-Mail-Link, über Ihr Google-Konto oder bei Teamkonten mit Benutzername und Passwort. Bei der Anmeldung mit Google erhalten wir von Google Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen.

Wir verarbeiten diese Daten, um den Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Änderungen im Konto protokollieren wir, damit nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bezahlung: Die Zahlung läuft über Stripe. Wir übermitteln Stripe Ihre E-Mail-Adresse und den Namen des Betriebs. Zahlungsdaten wie Kartennummern geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht.

Website-Übernahme: Wenn Sie beim Einrichten die Adresse Ihrer Website angeben, ruft unser Server die Startseite und bis zu sechs weitere Seiten (z. B. Speisekarte, Öffnungszeiten, Kontakt) sowie Bilder und PDF-Dateien ab. Logo und Farben übernehmen wir für Ihr Design, die Texte werden mithilfe des KI-Modells von Anthropic zu Vorschlägen für Ihre Wissensdatenbank verarbeitet. Diese Vorschläge gelten erst, wenn Sie sie freigeben.

Die folgenden Funktionen sind nur aktiv, wenn Sie sie im Kundenbereich einschalten. Wir übermitteln dann Daten in Ihrem Auftrag an den von Ihnen gewählten Dienst. Für die Verarbeitung dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

• Google Kalender und Microsoft 365: Wir lesen belegte Zeiten und tragen Reservierungen ein (Bereich, Uhrzeit, Personenzahl; den Namen des Gastes nur, wenn Sie das einstellen). Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt; beim Trennen werden sie gelöscht.
• Kalender-Abo (ICS): Über einen geheimen Link können Sie Reservierungen in einer Kalender-App abonnieren. Der Abo-Inhalt (u. a. Name des Gastes und Notizen) geht dann an den Anbieter Ihrer Kalender-App.
• Webhook: Reservierungen einschließlich Name und Telefonnummer des Gastes werden an eine von Ihnen angegebene Adresse gesendet.
• Weiterleitung per E-Mail: Anliegen, Rückrufwünsche und Übergaben werden an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse geschickt.

Wenn Sie bei einem Restaurant reservieren, das Gastruf nutzt, oder dort anrufen, ist das Restaurant der Verantwortliche für Ihre Daten. Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, nur nach Weisung des Restaurants und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Ihre Rechte (Abschnitt 11) können Sie beim Restaurant geltend machen; wir unterstützen es dabei. Die folgenden Angaben erklären, was dabei technisch geschieht.

Online-Reservierung: Im Reservierungsformular erfassen wir Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Ihren Namen und Ihre Telefonnummer sowie freiwillig Vornamen, E-Mail-Adresse und eine Nachricht an das Restaurant. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Diese enthält das Logo des Restaurants, das beim Öffnen der E-Mail von unserem Dateispeicher geladen wird.

Telefonassistent: Anrufe nimmt ein KI-Assistent an. Das sagt er gleich zu Beginn jedes Gesprächs. Ihre Sprache wird in Echtzeit in Text umgewandelt (ElevenLabs), das KI-Modell (Anthropic) erzeugt daraus die Antwort, und diese wird wieder in Sprache umgewandelt (ElevenLabs). Die Sprachverbindung läuft über LiveKit. Es entsteht keine Audioaufnahme. Gespeichert werden:

• der Gesprächstext, um Fehler zu analysieren und den Assistenten zu verbessern, höchstens 30 Tage, danach automatisch gelöscht;
• das Ergebnis des Gesprächs, z. B. die Reservierung oder Ihr Rückrufwunsch, so lange, wie das Restaurant es benötigt;
• Ihre Rufnummer, sofern sie übermittelt wird, verschlüsselt, damit das Restaurant Sie bei einem späteren Anruf wiedererkennen kann;
• technische Messwerte zum Gesprächsablauf (z. B. Antwortzeiten) ohne Gesprächsinhalt, 90 Tage.

Der Assistent trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Er nimmt Reservierungen nach den Regeln des Restaurants an; auf Wunsch verbindet er Sie mit einem Mitarbeiter oder notiert einen Rückruf.

SMS-Bestätigung: Nur wenn Sie es ausdrücklich wünschen, erhalten Sie eine Bestätigung per SMS. Rufnummer und Text der SMS speichern wir verschlüsselt, höchstens 90 Tage.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Mit jedem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie dürfen die Daten nur für uns und nicht für eigene Zwecke verwenden.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Wir übermitteln Daten in die USA nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gesichert ist: entweder weil der Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO) oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie der jeweiligen Garantien zur Verfügung.

• Gesprächstext von Anrufen: 30 Tage
• Technische Messwerte zu Gesprächen: 90 Tage
• SMS-Versanddaten: 90 Tage
• Interne Versandaufträge (z. B. Kalendereinträge, E-Mails): 30 Tage nach Erledigung
• Minutenverbrauch und Minutenguthaben: 395 Tage
• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre)
• Reservierungen und Gästeprofile: so lange, wie das Restaurant sie als Verantwortlicher speichert, spätestens bis zum Ende des Vertrags mit dem Restaurant

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an info@gastruf.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Kontaktdaten von Gästen, SMS-Inhalte und Zugangsschlüssel für Kalender speichern wir zusätzlich einzeln verschlüsselt (AES-256-GCM) mit einem eigenen Schlüssel je Betrieb. Die Daten verschiedener Betriebe sind in der Datenbank streng voneinander getrennt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.